📄 Akt urodzenia dziecka pracownika – jak długo pracodawca może go przechowywać?
Każda firma musi przechowywać akta swoich pracowników zgodnie z przepisami prawa. Teczka personalna pracownika składa się z kilku części, w tym dokumentów związanych z urlopami i świadczeniami, w których może znaleźć się akt urodzenia dziecka.
👶 Aby pracodawca mógł przyznać np. urlop macierzyński, ojcowski czy rodzicielski, pracownik musi dostarczyć skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub jego kopię (§ 4 ust. 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 8 grudnia 2015 r.).
📅 Okres przechowywania dokumentów: Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek przechowywać akta pracownika przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Dla pracowników zatrudnionych przed tą datą, okres ten wynosi 50 lat. Dotyczy to również kopii aktu urodzenia dziecka.
💼 RODO: Pracodawca może przechowywać jedynie te dane, które są niezbędne do realizacji jego obowiązków wynikających z przepisów prawa. Akt urodzenia dziecka może być potrzebny np. w przypadku kontroli z ZUS, aby wykazać zasadność udzielenia danego urlopu czy przyznania świadczenia socjalnego.
Podsumowując, pracodawca ma prawo przechowywać kopię aktu urodzenia dziecka przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez okres archiwizacji akt, czyli 10 lub 50 lat w zależności od daty zatrudnienia.