W dzisiejszym świecie kradzieże oraz akty różnego rodzaju wandalizmu są dosyć powszechnym zjawiskiem. Często mamy do czynienia z nimi w sklepach. Według danych Komendy Głównej Policji w 2023 r. stwierdzono 40 tysięcy przestępstw kradzieży, a wykroczeń o charakterze kradzieży około 279 tysięcy. Jeżeli porównywać dane z rokiem wcześniejszym to ilość przestępstw kradzieży wrosła o 22,2 procent, natomiast wykroczeń o niecałe 17 procent. Specjaliści prognozują, że liczba kradzieży w przyszłości może dalej rosnąć. Na pewno nie pomoże fakt, że podniesiono próg od którego kwalifikuje się kradzież jako przestępstwo do 800 złotych. Nie możemy również zapominać o drobnych złodziejach czy też dużych grupach przestępczych, które z kradzieży w sklepach uczyniły sobie sposób na życie. Jednym z elementów zabezpieczenia się przedsiębiorców przed stratami jest zatrudnienie wykwalifikowanej ochrony. Jednak często tego rodzaju środek jest niewystarczający bądź generuje zbyt wysokie koszty. W takim przypadku właściciele sklepów decydują się na założenie monitoringu wizyjnego, którego celem jest odstraszenie potencjalnych złodziei bądź w razie kradzieży ich łatwiejsza identyfikacja. W dalszej części artykułu ukazane zostaną regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego wynikające z ogólnego rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku.
Na początku omawiania tak ważnej kwestii należy podkreślić fakt, że monitoring wizyjny należący do administratora powinien nagrywać jedynie taki obszar, który jest niezbędny do realizacji jego celów. Należy podkreślić, że art. 22 § 1 Kodeksu Pracy określa trzy powody, które uzasadniają montaż kamer w miejscu pracy: ochrona majątku przedsiębiorcy, zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa pracowników czy też zachowanie tajemnicy informacji. Monitoring powinien znajdować się w tych miejscach w danym sklepie gdzie najczęściej przebywają klienci i gdzie może dojść do kradzieży czy innego rodzaju nieprawidłowości wynikających z relacji klient- sklep bądź klient- pracownicy danego sklepu. Należy podkreślić, że monitoringu nie wolno administratorowi instalować w toaletach, przebieralniach czy też palarniach danego sklepu ponieważ jest to miejsce gdzie intymność człowieka jest ważniejsza niż realizacja celów administratora. Dodatkowo podmiot nagrywający, który jest właścicielem danych osobowych powstałych w wyniku rejestracji danego obrazu musi odpowiednio poinformować klientów o tym, że w danym sklepie jest monitoring. Powinien to zrobić umieszczając w widocznym miejscu informację.
Ważnym obowiązkiem każdego właściciela sklepu, który zatrudnia pracowników jest poinformowanie ich o fakcie, że na terenie danego sklepu został zainstalowany monitoring wizyjny. Dodatkowo pracownicy powinni zostać zapoznani z celem jego stosowania, zasięgiem oraz zakresem. Jeżeli chodzi o czas jakim dysponuje pracodawca to powinien poinformować pracowników nie później niż 2 tygodnie przed jego wprowadzeniem na terenie firmy. Kolejnym obowiązkiem administratora danych osobowych jest przeszkolenie pracowników. Właściciel sklepu musi również zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa przechowywania i udostępniania nagrań.
Gdy dojdzie do kradzieży danego towaru w sklepie i zatrzymamy sprawcę kradzieży, powinniśmy zawiadomić odpowiednie służby np. policję czy straż miejską. Wówczas po przybyciu funkcjonariusz spisuje odpowiedni protokół oraz przesłuchuje świadków. W kolejnym etapie służby mogą wnioskować o wydanie przez administratora nagrań z monitoringu do celów dowodowych.
Jeżeli jednak obsłudze sklepu nie uda się złapać złodzieja wówczas właściciel sklepu musi podjąć inne kroki. ADO musi pamiętać, że publikowanie wizerunku złodzieja w mediach społecznościowych czy co gorsza wywieszanie jego zdjęcia w danym sklepie jest niedopuszczalnym działaniem. Tego typu publikowanie wizerunku potencjalnego złodzieja nie może mieć miejsca. Wizerunek każdego człowieka jest jego indywidualnym dobrem, które jest prawnie chronione. Ochrona wizerunku opisana jest w artykule 23 Kodeksu Cywilnego. Również o ochronie wizerunku mówi Prawo Prasowe w artykule 13 ustęp 2. Ustęp ten stwierdza, że nie można publikować wizerunku osoby przeciwko której toczy się postępowanie przygotowawcze bądź sądowe, a także zakłada domniemanie niewinności każdej osoby. Mówi również o tym art. 42 Konstytucji ustęp 3, który zakłada, że nie można publikować niczyjego wizerunku dopóki nie zostanie skazany prawomocnym wyrokiem sądowym. Istnieją jednak wyjątki, w których Administrator danych osobowych może udostępnić wizerunek sprawcy w postaci wideo tylko określonym podmiotom. Jednym z takim podmiotów są pracownicy firmy ochroniarskiej, którzy dzięki posiadaniu wizerunku sprawcy mogą zapobiec dalszym kradzieżom. Kolejnym podmiotem jest policja lub innego rodzaju służby, które są organami zaufania publicznego i zajmują się one wykroczeniami bądź przestępstwami. Ważnym podmiotem są również kierownicy sklepu. Oni jako decydenci i zarządzający pracą sklepu maja również wpływ na ograniczenie kradzieży. Należy podkreślić, że zwykli pracownicy nie powinni mieć wglądu do materiału z monitoringu gdyż to rozszerza zbyt mocno grupę, której udostępnia się konkretne dane osobowe w postaci wizerunku.
Oprócz podanych wcześniej sytuacji w których RODO zabrania publikacji wizerunku sprawcy kradzieży możemy dodać jeszcze jedną. Czwartą zakazaną sytuacją jest przekazywanie zdjęcia sprawcy sąsiadującym zaprzyjaźnionym przedsiębiorcom przez kanały komunikacyjne, które nie zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób i które mogą prowadzić do wycieku danych osobowych potencjalnego złodzieja.
Należy podkreślić, że wizerunek danej osoby czyli jego dana osobowa jest przez prawo chroniona. Każdy administrator danych powinien w odpowiedni sposób przechowywać oraz przetwarzać dane, które są jego własnością i za które odpowiada. Warto podkreślić, że podstawą prawną udostępniania odpowiednim i uprawnionym organom wizerunku uchwyconego w postaci wideo jest artykuł szósty RODO. Jeżeli jednak właściciel sklepu nie zachowa odpowiednich procedur lub postąpi niewłaściwie co może wynikać z jego braku odpowiedniej wiedzy z zakresu ochrony danych może ponieść określone konsekwencje. Może na administratora zostać nałożona kara przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub osoba, której wizerunek został ujawniony może dochodzić określonych roszczeń na drodze sądowej. Właśnie biorąc pod uwagę tego typu kwestie administrator danych osobowych powinien rozważyć skorzystanie z usługi zewnętrznego inspektora ochrony danych. Tego typu usługa zapewni ADO określoną wiedzę związaną z RODO oraz w razie niekorzystnej sytuacji zapewni sprawny kanał komunikacji między właścicielem sklepu, a UODO. Jeżeli nie jesteś pewien jak postępować z monitoringiem to warto skorzystać z pomocy specjalistów z działu ODO firmy PHU ELKA, którzy posiadają odpowiednią wiedzę merytoryczną oraz kompetencje.