Ostatnia pandemia Covid-19 ? spowodowała, że duża liczba pracowników z pracy stacjonarnej w biurze przeszła na pracę zdalną ?. Wówczas pracownicy zostali zmuszeni do kontaktów wirtualnych ?, zarówno między sobą, jak i z innymi osobami w firmie. Aby móc realizować zadania zawodowe, zaczęli wykorzystywać programy umożliwiające komunikację, takie jak Microsoft Teams, Zoom czy Google Meet ??. Dzięki wideokonferencjom ? mogli skutecznie kontaktować się z klientami, wymieniać pomysły w organizacji i realizować codzienne obowiązki. Słysząc i widząc się nawzajem, praca zdalna była możliwa na profesjonalnym poziomie ??, zastępując codzienne spotkania w biurze.

Mimo że pandemia już się skończyła, wielu pracowników nadal pracuje zdalnie ? i korzysta z tych narzędzi. Podobnie jest z pracownikami różnych oddziałów firmy, którzy kontaktują się online. Warto jednak zastanowić się ?, czy podczas wideokonferencji odpowiednio chronimy nasze dane osobowe ?.
Każdy uczestnik wideokonferencji udostępnia pewien zakres danych osobowych. Mogą to być: imię, nazwisko, e-mail, głos, wizerunek czy adres IP ??. Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO, są to dane osobowe, ponieważ umożliwiają identyfikację osoby fizycznej. Ponadto, organizowanie wideokonferencji, nagrywanie ich ?️, czy transmitowanie na żywo to przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 4 pkt 2 RODO. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) ?️ wydał w 2020 roku szereg zaleceń, aby zminimalizować ryzyko związane z przetwarzaniem danych podczas wideokonferencji.
Pierwsza zasada mówi o tym, aby organizacja wybierająca oprogramowanie do wideokonferencji zapoznała się z jego polityką prywatności ?. Pracownik powinien sprawdzić, jakie dane aplikacja chce uzyskać – np. dostęp do kontaktów lub lokalizacji ??. Ważne, by aplikacje instalować tylko z oficjalnych źródeł, takich jak Google Play czy App Store. Należy również zadbać o to, aby nikt nie miał dostępu do tego, co widzimy na ekranie ?️. Aplikacja powinna korzystać z szyfrowania ?, a pracownik powinien korzystać z zabezpieczonego hasłem Wi-Fi ?.
Podczas wideokonferencji należy ograniczyć ilość udostępnianych danych do minimum ?. Pracownik powinien używać innego hasła do wideokonferencji niż do pozostałych programów ? i unikać udostępniania linków do konferencji w mediach społecznościowych ?. Warto także korzystać z VPN ?, zamazywać tło za sobą ? oraz włączać kamerę i mikrofon tylko wtedy, gdy to konieczne ?️?.
Organizacje często mają różne cele przetwarzania danych osobowych związane z wideokonferencjami ? – mogą to być transmisje na żywo, udostępnianie ekranu czy panele dyskusyjne. Ważne jest, aby wideokonferencje były wykorzystywane zgodnie z wcześniej określonymi celami i unikać zbierania nadmiarowych danych ?.
Przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z prawem ?. W tym przypadku chodzi głównie o wizerunek pracownika. Przykładowo, art. 6 ust. 1 lit. b RODO mówi, że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, a pracownik, mając obowiązki zawodowe, musi realizować zadania takie jak szkolenia czy rozmowy biznesowe ?. Art. 6 ust. 1 lit. a RODO zakłada, że pracownik dobrowolnie wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych ?️.
Każda organizacja powinna, w miarę możliwości, wybierać dostawców oprogramowania z siedzibą w UE ?, ponieważ Unia Europejska przykłada dużą wagę do ochrony danych osobowych. Warto jednak przeanalizować potencjalne korzyści i zagrożenia związane z transferem danych do państw trzecich ?. W takich przypadkach pomocne mogą być konsultacje z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych ?️♂️, który może doradzić w kwestiach ochrony prywatności.
Pamiętajmy, że bezpieczna wideokonferencja to nie tylko wygoda, ale i obowiązek prawny oraz odpowiedzialność za dane osobowe, które przetwarzamy ??.