Wewnętrzne rejestrowanie incydentów

Klienci dzwoniąc lub pisząc często zadają pytania dotyczące incydentu/naruszenia danych osobowych, który się u nich zdarzył. Bywa i tak, że nie wiedzą co robić i jak sobie poradzić z zastaną sytuacją. Często pośpiech lub błąd ludzki powoduje to, że może dojść do np. spakowania ważnej dokumentacji zawierającej dane osobowe i wysłania jej za potwierdzeniem odbioru ale… nie do tego klienta/petenta, do którego miała być adresowana. Co wtedy zrobić, gdy złamiemy zasadę poufności danych? Pomocne okazuje się narzędzie zawarte w systemie RODO-ONLINE.EU (zakładka „Incydenty”). 

Zgodnie z art. 4 pkt 12 RODO naruszenie bezpieczeństwa prowadzi do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Najczęściej w swojej pracy spotykamy się z naruszeniem poufności. Możemy w dowolnym momencie wprowadzić incydent/naruszenie zgodnie z zastaną sytuacją do RODO-ONLINE.EU. Może go wprowadzić każda osoba mająca uprawniania do systemu: konto IOD, konto ADO lub konto dostępowe (np. pracownik). 

Wprowadzenie nowego incydentu/naruszenia do systemu RODO-ONLINE.EU jest bardzo proste. Jeżeli ryzyko jest wysokie, można również odznaczyć czy zawiadomiono i kiedy organ nadzorczy (prezesa UODO), osobę której dane dotyczą lub administratora danych powierzonych. 

Możemy również dodać notatki i załączniki związane z naruszeniem/incydentem. Jeżeli wszystko się dobrze zakończy (np. zwrócono nam korespondencję, która była źle nadana) można zmienić status na „zakończony”, w przeciwnym razie mamy ukazane nasze działania, gdy status jest „w toku”. Administrator danych, zgodnie z art. 33 ust. 5 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych powinien dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych. Trzeba zatem prowadzić rejestr naruszeń. Ważne, aby organ nadzorczy mógł zweryfikować, czy administrator danych realizuje ten obowiązek. W celu rozliczalności każdy korzystający z RODO-ONLINE.EU może mieć go pod ręką i wracać do niego w razie potrzeby. Jest to nieodzowne narzędzie, które przydaje się w pracy przy ochronie danych osobowych. Wiadomo nie od dziś, że kto nie pracuje ten nie popełnia błędów, zatem zawsze może się zdarzyć coś incydentalnego na co niestety nie mamy wpływu prowadząc firmy, mając nawet najlepiej przeszkoloną załogę i wprowadzone regulaminy oraz zabezpieczenia, ten rejestr incydentów/naruszeń może okazać się bardzo pomocny w skomplikowanej dla nas sytuacji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *