Wraz z rozpoczęciem roku szkolnego szkoły i placówki oświatowe intensywnie przetwarzają dane osobowe uczniów, ich rodziców oraz pracowników. Te dane są niezbędne do realizacji zadań edukacyjnych, wychowawczych i opiekuńczych, jednak ich przetwarzanie musi odbywać się zgodnie z RODO oraz krajowymi przepisami oświatowymi.

Kategorie przetwarzanych danych w szkołach

Placówki oświatowe gromadzą szerokie spektrum informacji, które można podzielić na kilka kategorii:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe:

• Dane podstawowe ucznia (imię, nazwisko, PESEL, adres)
• Informacje kontaktowe rodziców (telefon, e-mail, adres)
• Dokumenty rekrutacyjne i świadectwa

Dane szczególnej kategorii:

• Informacje o stanie zdrowia (alergie, choroby przewlekłe)
• Orzeczenia poradni psychologiczno-pedagogicznych
• Dane dotyczące pomocy społecznej

Dane związane z procesem edukacyjnym:

• Oceny i frekwencja
• Wyniki egzaminów i sprawdzianów
• Informacje o zachowaniu i postępach

Wizerunek i monitoring:

• Zdjęcia z wydarzeń szkolnych
• Nagrania z monitoringu wizyjnego
• Materiały promocyjne szkoły

Podstawy prawne przetwarzania w szkołach

Szkoły, jako administratorzy danych, muszą opierać przetwarzanie na konkretnych podstawach prawnych określonych w RODO:

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – najczęstsza podstawa dla szkół publicznych. Przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego ciążącego na placówce zgodnie z Prawem oświatowym.

Art. 6 ust. 1 lit. e RODO – realizacja zadania w interesie publicznym. Edukacja jest zadaniem publicznym państwa.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda jest potrzebna tylko w wyjątkowych sytuacjach, takich jak publikacja wizerunku czy udział w projektach zewnętrznych.

Art. 9 ust. 2 lit. h RODO – umożliwia przetwarzanie danych zdrowotnych w celach opieki medycznej i społecznej.

Obowiązki administratora – szkoły

Dyrektor szkoły, jako administrator danych, musi zapewnić przestrzeganie kluczowych zasad RODO :

Obowiązek informacyjny

Szkoła musi przekazać uczniom i rodzicom klauzulę informacyjną zawierającą wszystkie elementy z art. 13-14 RODO. Informacje te powinny być:

• Dostępne na stronie internetowej szkoły
• Wywieszone na tablicach informacyjnych
• Przekazane w sposób jasny i przejrzysty

Zabezpieczenie danych

Placówka musi wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zabezpieczeń:

• Kontrola dostępu do pomieszczeń z danymi
• Zabezpieczenie systemów informatycznych
• Szkolenia personelu w zakresie ochrony danych
• Procedury postępowania z naruszeniami

Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych

Każda publiczna placówka oświatowa ma obowiązek powołania IOD zgodnie z art. 37 RODO. Inspektor powinien:

• Posiadać fachową wiedzę prawną i praktyczną
• Być niezależny w wykonywaniu zadań
• Zostać zgłoszony do UODO

Prawa uczniów i rodziców

Osoby, których dane są przetwarzane, mają szereg uprawnień wynikających z RODO

• Prawo dostępu – możliwość uzyskania informacji o przetwarzanych danych
• Prawo sprostowania – korekta nieprawidłowych informacji
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach
• Prawo do przenoszenia danych – w ograniczonym zakresie
• Prawo do złożenia skargi do Prezesa UODO

Kiedy potrzebna jest zgoda rodziców?

Wbrew powszechnym przekonaniom, zgoda nie jest zawsze konieczna. Szkoła potrzebuje zgody tylko gdy:

• Publikuje zdjęcia uczniów w celach promocyjnych
• Organizuje projekty z podmiotami zewnętrznymi
• Udostępnia dane firmom komercyjnym (np. ubezpieczeniowym)
• Przetwarzanie wykracza poza obowiązki wynikające z prawa

Dobre praktyki dla placówek

Aby skutecznie chronić dane uczniów, szkoły powinny:

W obszarze organizacyjnym:

• Opracować procedury ochrony danych
• Przeprowadzać regularne szkolenia personelu
• Wdrożyć zasadę „need to know” – dostęp tylko dla uprawnionych
• Prowadzić rejestr czynności przetwarzania

W obszarze technicznym:

• Zabezpieczyć systemy informatyczne
• Używać szyfrowania danych wrażliwych
• Regularnie aktualizować oprogramowanie
• Monitorować dostęp do systemów

Wsparcie dla szkół

Specjaliści GRUPY ELKA oferują profesjonalne usługi outsourcingu Inspektora Ochrony Danych Osobowych dla placówek oświatowych. Takie rozwiązanie zapewnia:

• Dostęp do eksperckiej wiedzy prawnej
• Znaczną oszczędność czasu i kosztów
• Kompleksowe wsparcie w zakresie zgodności z RODO
• Bieżące monitorowanie zmian legislacyjnych

Ochrona danych osobowych w szkołach to nie tylko obowiązek prawny, ale także kwestia budowania zaufania między placówką a rodzicami. Właściwe wdrożenie przepisów RODO, przy wsparciu wykwalifikowanego IOD, gwarantuje bezpieczeństwo danych uczniów i spokój wszystkich stron procesu edukacyjnego.