Kontrola przeprowadzana przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) może dotyczyć każdej firmy, która przetwarza dane osobowe. Dobra wiadomość jest taka, że odpowiednie przygotowanie pozwala przejść ją spokojnie, bez chaosu i bez ryzyka kar. W tym poradniku znajdziesz najważniejsze informacje o tym, kiedy może dojść do kontroli UODO, jak wygląda jej przebieg i co zrobić, aby Twoja firma była na nią gotowa.

Kiedy UODO może skontrolować firmę?

Najczęstsze powody kontroli to:

skarga osoby fizycznej (np. klienta, pacjenta, pracownika),
kontrola z urzędu, w ramach działań prewencyjnych,
podejrzenie naruszenia przepisów RODO,
zgłoszenie naruszenia danych osobowych przez samą firmę.

W praktyce skargi pracownicze i klienckie są głównym źródłem kontroli.

Jak przebiega kontrola UODO? Krok po kroku

1. Zawiadomienie o kontroli

W większości przypadków firma otrzymuje zawiadomienie co najmniej 7 dni przed planowanym rozpoczęciem czynności.

Wyjątek: UODO może pojawić się bez zapowiedzi, jeśli istnieje ryzyko poważnego naruszenia danych.

2. Przyjazd inspektorów

Kontrolerzy okazują:

legitymację służbową,
upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Przeprowadzają rozmowy, analizują dokumenty, sprawdzają zabezpieczenia i funkcjonowanie systemów informatycznych.

3. Co sprawdza UODO?

Inspektorzy weryfikują m.in.:

podstawy prawne przetwarzania danych,
realizację praw osób fizycznych,
stosowane zabezpieczenia techniczne i organizacyjne,
prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania,
procedury obsługi incydentów i naruszeń,
zgodność praktyki z deklarowaną dokumentacją.

4. Protokół i zalecenia

Po zakończeniu kontroli UODO sporządza protokół. Może:

wydać zalecenia,
nałożyć obowiązek wprowadzenia zmian,
wystawić ostrzeżenie,
a w poważniejszych sytuacjach — nałożyć karę finansową.

Jak przygotować firmę na kontrolę UODO? [CHECKLISTA]

1. Uporządkuj dokumentację RODO

Przygotuj i zaktualizuj:

Politykę ochrony danych osobowych
Rejestr czynności przetwarzania / rejestr kategorii czynności
Zgody na przetwarzanie danych (z potwierdzeniem ich udzielenia)
Umowy powierzenia danych (hosting, księgowość, monitoring, mailing itp.)
Oceny ryzyka oraz DPIA, jeśli są wymagane
Procedury reagowania na naruszenia
Polityki IT: haseł, uprawnień, archiwizacji, kopii zapasowych

2. Sprawdź zgodność teorii z praktyką

Dokumenty muszą odzwierciedlać rzeczywiste działania w firmie. UODO bardzo dokładnie sprawdza:

czy dostęp do danych jest właściwie ograniczony,
czy zabezpieczenia działają faktycznie, nie tylko „na papierze”,
czy personel wie, jak postępować z danymi.

3. Wzmocnij zabezpieczenia techniczne i organizacyjne

Zadbaj o:

silne hasła i zarządzanie dostępem,
szyfrowanie urządzeń,
aktualizacje systemów,
regularne kopie zapasowe,
aktualne szkolenia RODO dla pracowników.

4. Przygotuj osoby odpowiedzialne za kontakt z UODO

Wyznacz konkretne osoby, które będą rozmawiać z kontrolerami. Powinny wiedzieć:

gdzie znajdują się dokumenty,
jak odpowiadać zwięźle i zgodnie z prawdą,
czego nie mówić (domysły, niepotwierdzone informacje).

5. Regularnie wykonuj audyty wewnętrzne

Systematyczne kontrole zgodności pozwalają wykryć błędy wcześniej, zanim zauważy je UODO.

Jakie sankcje może nałożyć UODO?

W zależności od skali naruszeń urząd może zastosować:

zalecenia naprawcze,
ostrzeżenie,
ograniczenie lub zakaz przetwarzania danych,
kary administracyjne – dla MŚP zwykle od kilku do kilkuset tysięcy złotych.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma przejdzie kontrolę UODO bez stresu?

Skorzystaj z profesjonalnego outsourcingu Inspektora Ochrony Danych oferowanego przez Grupę ELKA

Oferujemy:

pełne wdrożenie i obsługę RODO,
wsparcie na każdym etapie kontroli UODO,
audyty i stałe monitorowanie zgodności,
gotowe procedury i dokumentację,
szkolenia dla pracowników,
szybkie reagowanie na incydenty i naruszenia.

Dzięki temu Twoja firma spełnia wymogi RODO, a kontrola UODO przebiega bez obaw i niespodzianek.