W wielu firmach RODO nadal żyje w Excelu, Wordzie i wydrukach w segregatorach – działa to tylko, dopóki nic się nie zmienia i nikt nie pyta o dowody zgodności. Gdy pojawi się kontrola, naruszenie albo rotacja pracowników, szybko wychodzi na wierzch brak aktualności, wersjonowania i jasnego podziału odpowiedzialności.
- Trudno sprawdzić, czy wszystkie rejestry, upoważnienia i umowy są aktualne i podpisane.
- Każda zmiana wymaga ręcznego przenoszenia danych między plikami (ryzyko błędów, duplikatów, nadpisania).
- Brakuje dziennika zdarzeń – nie wiadomo, kto co zmienił, kiedy nadał lub odebrał uprawnienia.
Co realnie daje automatyzacja RODO
Automatyzacja to nie „magia AI”, tylko zastąpienie ręcznej pracy powtarzalnymi regułami i gotowymi procesami w jednym systemie.. Wdrożony program do RODO Online porządkuje dokumentację, pilnuje terminów i prowadzi użytkownika przez wymagane kroki, tak aby spełnić zasadę rozliczalności.
Kluczowe elementy automatyzacji:
- Centralna baza procesów, podmiotów, osób, umów i uprawnień, zamiast kilkunastu rozproszonych plików.
- Workflow dla incydentów, wniosków osób (dostęp, sprzeciw, usunięcie) i okresowych sprawdzeń, z przypisaniem zadań do konkretnych osób.
- Powiadomienia i przypomnienia o terminach (retencja, przeglądy, odpowiedzi na żądania osoby, ważność umów / upoważnień).
Excel i dokumenty w szufladzie – plusy i minusy
Excel i tradycyjne dokumenty mają jeden niepodważalny atut: są tanie na start i wszystkim znane. Dla najmniejszych organizacji może to wystarczyć, ale tylko do czasu, gdy zakres przetwarzania danych i liczba obowiązków zaczynają rosnąć.
Minusy ręcznego modelu:
- Brak spójności – wersje plików w mailach, na pendrive’ach, w chmurze i na serwerze, bez jednego „źródła prawdy”.
- Wysokie ryzyko „zgubienia” dokumentu lub pomyłki w kopiuj–wklej, co przy danych osobowych jest szczególnie wrażliwe.
- Brak łatwego raportowania – przygotowanie zestawienia do zarządu lub na kontrolę oznacza kilka godzin dłubania w plikach.
Jak działa system RODO Online
Programy klasy RODO Online integrują wszystkie kluczowe obszary RODO w jednym narzędziu – od rejestrów po incydenty i wnioski osób, dzięki czemu codzienna obsługa sprowadza się do pracy „w systemie”, a nie w dziesiątkach plików. System prowadzi użytkownika przez procesy krok po kroku i pozwala szybciej reagować na zmiany w organizacji.
Na przykład RODO Online oferuje m.in.:
- Rejestr kategorii czynności i procesów z informacjami o celach, kategoriach danych, odbiorcach i zabezpieczeniach, utrzymywany w jednym miejscu.
- Obsługę incydentów i naruszeń (zgłoszenie, analiza, ocena skutków, przygotowanie materiału do zgłoszenia organowi nadzorczemu).
- Rejestry uprawnień oraz mechanizmy stałej kontroli uprawnień, tak aby wiedzieć, kto ma dostęp do jakich danych i kiedy trzeba weryfikować dostęp.
- Kalendarz i powiadomienia e‑mail o ważnych terminach (np. przeglądy, odpowiedzi na wnioski, kończące się upoważnienia), plus dzienne raporty podsumowujące istotne zdarzenia.
Excel vs RODO Online – praktyczne różnice
| Obszar | Excel / dokumenty w szufladzie | RODO Online |
|---|---|---|
| Przechowywanie danych | Rozproszone pliki, brak jednego źródła prawdy | Centralna baza z kontrolą dostępu i uprawnień |
| Aktualizacje i zmiany | Ręczne poprawki, ryzyko nadpisania i błędów | Formularze i workflow, historia zmian, wersjonowanie |
| Incydenty i wnioski | Ad hoc w mailach/notatkach | Zgłoszenia, statusy, powiadomienia, raporty z realizacji |
| Kontrola uprawnień | Ręczne listy dostępów, brak cyklicznej weryfikacji | Automatyczna weryfikacja i przypomnienia o przeglądach |
| Raportowanie i kontrole | Godziny składania danych z wielu plików | Gotowe raporty i zestawienia jednym kliknięciem |
| Skalowalność i bezpieczeństwo | Ograniczone, rośnie chaos wraz ze skalą | Zaprojektowane pod rosnącą organizację i większe wymagania |
Kiedy warto zrobić krok w stronę automatyzacji
Decyzja o przejściu z Excela na system do RODO zazwyczaj dojrzewa, gdy liczba procesów, pracowników i incydentów zaczyna przekraczać możliwości jednej osoby „od RODO”. Jeśli firma ma coraz więcej zapytań klientów, rośnie liczba systemów IT i podmiotów przetwarzających, a przy każdej zmianie danych trzeba aktualizować kilka arkuszy – to sygnał, że czas na narzędzie, które tę pracę odciąży.
System typu RODO Online pozwala zachować to, co w Excelu lubisz (przejrzystość i elastyczność), ale dodaje to, czego brakuje do pełnej zgodności: automatyzację zadań, kontrolę uprawnień, historię zmian i gotowe raporty na potrzeby zarządu czy organu nadzorczego. Dzięki temu RODO staje się stałym, przewidywalnym procesem w tle, a nie „akcją ratunkową” przed kontrolą.