Czy nadal jest potrzebna zgoda na przetwarzanie danych osobowych w CV?

Przed wejściem RODO wymagano wpisywania w CV klauzuli „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 r.”. Po wejściu w RODO, niektórzy nadal wymagali tej klauzuli, pomimo, że ustawa z 1997 r. już nie obowiązywała. Duża część przedsiębiorców zaczęła jednak wymagać umieszczania w CV klauzuli „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na podstawie RODO”. I takową wymagają do dziś. Więc czy taka zgoda jest potrzebna? Żądanie takiej zgody, co do zasady, jest bezpodstawne. Pracodawca przetwarza bowiem dane osobowe kandydata do pracy na podstawie art. 221 § 1 kodeksu pracy (Dz.U.2020.0.1320 t.j. – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy).

Zgodnie z Kodeksem Pracy Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Zatem jeżeli kandydat zamieścił z własnej inicjatywy inne dane osobowe, nie należące do szczególnej kategorii danych (o których mowa w art. 9 RODO), to wydaje się, że pracodawca może je przetwarzać na podstawie zgody, która przejawia się np. na przesłaniu pracodawcy życiorysu i listu motywacyjnego.

Potwierdza to zresztą treść art. 221a kodeksu pracy. Przy czym w artykule tym mamy wskazany wyjątek. Pracodawca może przetwarzać dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, tj. dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa tylko i wyłącznie wtedy kiedy pozwalają mu na to wyraźnie przepisy.

Wyraźna zgoda kandydata jest niezbędna, np. w formie klauzuli w CV lub osobnego dokumentu, na przetwarzanie danych osobowych w dwóch przypadkach. Po pierwsze, pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydata szczególnej kategorii (tzw. dane wrażliwe), które kandydat zamieścił z własnej inicjatywy, tylko wtedy gdy kandydat wyraził jednocześnie wyraźną zgodę na ich przetwarzanie. Ponadto, zgodnie z art. 221b kodeksu pracy przetwarzanie danych szczególnej kategorii na podstawie zgody jest możliwe wyłącznie gdy ich przekazanie nastąpiło z inicjatywy kandydata. Po drugie, jeżeli pracodawca ma przetwarzać dane osobowe kandydata w innych, kolejnych rekrutacjach niezbędna jest zgoda kandydata wyrażona w następujący sposób: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez firmę XYZ… przez okres najbliższego roku”. W innym wypadku po zakończeniu rekrutacji, pracodawca powinien usunąć dane osobowe kandydata, bez możliwości ich ponownego wykorzystania.

Jeżeli zastanawiają się Państwo nad przyszłymi rekrutacjami oraz jak powinna wyglądać klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy, to zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami tel. +48 885 206 000 / +48 885 960 500 lub mailowo pomoc@rodo-online.eu

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *