Koniec sierpnia ma w sobie coś z nagłego przebudzenia.
Z jednej strony jeszcze żyjemy wspomnieniem urlopu, a z drugiej – w głowie pojawia się już lista rzeczy do zrobienia przed 1 września.
W szkołach, przedszkolach i innych placówkach edukacyjnych zaczyna się wtedy prawdziwy wyścig z czasem. Sale trzeba przygotować, grupy podzielić, dzienniki uruchomić, dokumenty uporządkować…
I gdzieś pomiędzy tym wszystkim pojawia się temat, na który część osób reaguje charakterystycznym spojrzeniem w sufit:
RODO.
Zanim więc uznasz, że „tym zajmiemy się we wrześniu”, warto poświęcić kilka minut na cztery rzeczy, które dobrze sprawdzić jeszcze przed powrotem dzieci i uczniów do ławek.
1. Zdjęcia z akademii – czyli klasyczna pułapka na start
Pierwszy apel, uśmiechnięte twarze, poczet sztandarowy, kwiaty, dyrektor z mikrofonem… 📸
Zdjęcie gotowe. Teraz tylko wrzucić je na Facebooka.
I właśnie tutaj warto na chwilę się zatrzymać.
Jeżeli placówka planuje publikować zdjęcia, na których można rozpoznać konkretne osoby, trzeba wcześniej zadbać o odpowiednią podstawę prawną i spełnienie wymogów dotyczących publikacji wizerunku.
Samo:
„Przecież rodzice wiedzą, że szkoła wrzuca zdjęcia na Facebooka”
to trochę za mało.
Warto jasno określić gdzie, w jakim celu i na jakich zasadach wizerunek może być publikowany. Szczególnie jeśli zdjęcia mają trafić nie tylko na stronę internetową szkoły, ale również do mediów społecznościowych czy lokalnych publikacji.
Krótko mówiąc: zanim klikniesz „Opublikuj”, sprawdź, czy wszystko jest przygotowane tak, jak powinno.
2. Nowi ludzie na pokładzie? Sprawdź upoważnienia
Nowy nauczyciel? Nowa osoba w sekretariacie? Pracownik techniczny?
Zanim ktoś otrzyma dostęp do dziennika elektronicznego, dokumentacji uczniów czy innych systemów zawierających dane osobowe, warto upewnić się, że ma odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych i został zapoznany z obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa.
I tutaj ważne rozróżnienie:
upoważnienie nie jest podstawą prawną przetwarzania danych.
Jest natomiast sposobem formalnego określenia, kto w ramach swoich obowiązków może mieć dostęp do konkretnych danych.
Czyli kolejny punkt do sprawdzenia przed 1 września – bez odkładania go na „później”.
3. Alergie, leki i zdrowie – tutaj minimalizm naprawdę ma znaczenie
Zielona szkoła, wycieczka, obóz albo zwykłe funkcjonowanie w placówce.
Informacje o alergiach, przyjmowanych lekach czy stanie zdrowia dziecka mogą należeć do szczególnych kategorii danych osobowych. Dlatego trzeba obchodzić się z nimi szczególnie ostrożnie.
Nie oznacza to oczywiście, że wychowawca ma nie wiedzieć o poważnej alergii ucznia.
Wręcz przeciwnie – odpowiednie osoby powinny mieć dostęp do informacji, które są im potrzebne do zapewnienia dziecku bezpieczeństwa.
Ale już kartka z informacją:
„UWAGA! JASIEK – ALERGIA NA ORZESZKI”
przyklejona w miejscu, gdzie może ją przeczytać pół szkoły, zdecydowanie nie jest najlepszym pomysłem.
Zasada jest prosta:
tylko tyle danych, ile naprawdę potrzeba, i tylko dla osób, które naprawdę ich potrzebują.
4. Dziennik elektroniczny – „123456” nadal nie jest dobrym hasłem
Wakacje się skończyły, więc czas obudzić również cyfrową czujność. 🔐
Przed rozpoczęciem roku szkolnego warto przypomnieć pracownikom kilka podstawowych zasad:
- zmieniamy stare lub tymczasowe hasła,
- stosujemy odpowiednio silne i unikalne hasła,
- nie zapisujemy danych logowania na karteczkach przyklejonych do monitora,
- nie udostępniamy swoich kont innym osobom,
- wylogowujemy się z systemów, szczególnie korzystając ze wspólnych komputerów.
Bo jeśli hasło znajduje się na żółtej karteczce przyklejonej do monitora, to technicznie rzecz biorąc nie jest już hasłem.
Jest instrukcją obsługi. 😉
Mniej biurokracji, więcej spokoju
RODO w szkole nie musi oznaczać stosu dokumentów, skomplikowanych procedur i poczucia, że każdy podpis wymaga kolejnego podpisu.
Chodzi przede wszystkim o rozsądne zasady, odpowiednie zabezpieczenia i świadome obchodzenie się z danymi osobowymi.
A początek roku szkolnego to dobry moment, żeby sprawdzić, czy wszystko rzeczywiście działa tak, jak powinno.
Jeżeli nie macie pewności, czy dokumentacja, procedury i zabezpieczenia w Waszej placówce są przygotowane prawidłowo – warto sprawdzić to zanim pojawi się problem, a nie dopiero wtedy, gdy ktoś zacznie zadawać pytania.
Bo nowy rok szkolny lepiej zacząć od przygotowanej szkoły, a nie od gaszenia pożarów. 🔥
Powodzenia w nowym roku szkolnym! 🎒