Czym jest udostępnianie danych osobowych?
Udostępnianie danych osobowych to jedna z form przetwarzania danych w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO. Polega na przekazaniu danych osobowych innemu odbiorcy – czyli osobie fizycznej, osobie prawnej, organowi publicznemu, jednostce lub innej organizacji – która otrzymuje te dane, ale przetwarza je we własnych celach (a nie w imieniu administratora).
Inaczej mówiąc:
- Udostępnienie ma miejsce wtedy, gdy przekazujemy dane komuś, kto sam staje się administratorem tych danych.
- Powierzenie natomiast dotyczy sytuacji, gdy przekazujemy dane podmiotowi, który przetwarza je wyłącznie w naszym imieniu, na podstawie umowy powierzenia (np. firma hostingowa, biuro rachunkowe).
Mówiąc prościej: jeśli ktoś otrzymuje dane i wykorzystuje je „na własny rachunek”, a nie w naszym imieniu – to nie jest przetwarzanie, tylko udostępnienie.
Przykłady udostępnienia danych:
- przekazanie danych pracownika do związku zawodowego, urzędu skarbowego czy ZUS-u,
- ujawnienie danych klienta na żądanie organu publicznego,
- publikacja imienia i nazwiska zwycięzcy konkursu na stronie internetowej,
- przekazanie danych kontrahenta innemu partnerowi handlowemu.
Dlaczego rejestrowanie udostępnień jest ważne?
RODO wymaga, aby administrator był w stanie wykazać, że przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z przepisami (zasada rozliczalności – art. 5 ust. 2 RODO).
Rejestrowanie przypadków udostępnienia danych:
- pozwala udokumentować komu, kiedy i na jakiej podstawie dane zostały ujawnione,
- ułatwia odpowiedź na wnioski osób, których dane dotyczą (np. o informację, komu ich dane zostały przekazane),
- stanowi element systemu bezpieczeństwa i kontroli przepływu danych,
- może być wymagane podczas audytu lub kontroli UODO.
Jak serwis RODO Online rejestruje udostępnienia danych
W serwisie RODO Online funkcjonuje moduł służący do prowadzenia rejestru udostępnień danych osobowych. Dzięki niemu administrator ma pełną kontrolę nad wszystkimi przypadkami ujawnienia danych podmiotom zewnętrznym.
System umożliwia:
- Zarejestrowanie każdego udostępnienia – z określeniem daty, odbiorcy, zakresu danych oraz podstawy prawnej przekazania.
- Opis celu udostępnienia – np. realizacja obowiązku prawnego, wniosek organu ścigania, wykonanie umowy.
- Eksport danych – możliwość wygenerowania raportu w formacie PDF lub CSV na potrzeby audytu lub kontroli UODO.
- Ścieżkę audytu – każda modyfikacja wpisu jest zapisywana w historii zmian, co wzmacnia zasadę rozliczalności.
Dzięki temu administratorzy korzystający z RODO Online nie muszą tworzyć osobnych arkuszy czy dokumentów – wszystko odbywa się w jednym, bezpiecznym środowisku, zgodnym z wymogami RODO.
Podsumowanie
Udostępnienie danych osobowych to nie to samo co powierzenie – to przekazanie danych innemu administratorowi, który samodzielnie decyduje o ich dalszym przetwarzaniu.
Dokumentowanie takich przypadków jest obowiązkiem wynikającym z zasad RODO, a serwis RODO Online zapewnia wygodne, narzędzie do prowadzenia rejestru udostępnień, dzięki czemu użytkownicy mogą skutecznie realizować zasadę rozliczalności i lepiej chronić dane, które przetwarzają.