Rozporządzenie ochrony danych osobowych, które obowiązuje w Polsce od 2018 roku reguluje wiele spraw związanych z danymi osobowymi. Warto jednak podkreślić, że w społeczeństwie wiele osób ma problem z interpretacją konkretnych sytuacji, które spotykają w życiu, a które dotyczą ich danych osobowych. Podobnie jest w przypadku rodziców dzieci, które uczęszczają do szkoły lub uczniów, którzy ukończyli osiemnasty rok życia. W szkole przetwarza się duże ilości danych osobowych.
Art. 99 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe mówi o zakresie obowiązków każdego ucznia jakie powinny być zawarte w statucie każdej szkoły. Punkt drugi stwierdza, że statut szkoły powinien określać termin i formę usprawiedliwienia nieobecności uczniów zarówno tych niepełnoletnich oraz tych, którzy osiągnęli pełnoletność. Warto jednak podkreślić, że w ustawie nie są zawarte konkretne informacje, które powinny znaleźć się w usprawiedliwieniu. Powoduje to sytuację, że w zasadzie w statutach szkół zawarte są różne wymagania. Najczęściej jednak statut wymaga by podane zostały imię i nazwisko dziecka, data oraz przyczyna nieobecności ucznia bądź okoliczności, w wyniku których uczeń nie mógł przybyć na zajęcia. Większość statutów wymaga również by usprawiedliwienie miało charakter pisemny. I tutaj pojawia się wątpliwość czy przyczyna lub okoliczności nieobecności ucznia, czyli najczęściej choroba lub stan zdrowia ucznia powinny być ujawniane. Same dane medyczne są danymi szczególnie chronionymi, a gdy dotyczą dziecka podlegają jeszcze większej ochronie.
Motyw 38 RODO podkreśla, że dane osobowe dzieci podlegają szczególnej ochronie, ponieważ osoby małoletnie nie są świadome ryzyka, konsekwencji i praw przysługującym im w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych. Każda szkoła tworząc statut, a w nim pewne zasady powinna kierować się również RODO. W przypadku reguł dotyczących usprawiedliwienia nieobecności, szkoła powinna zwrócić uwagę na zasadę minimalizacji danych oraz zasadę rzetelności przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z pierwszą zasadą dane pozyskiwane przez szkołę powinny być adekwatne, stosowne oraz tylko takie, które niezbędne są do osiągnięcia celu w którym są gromadzone i przetwarzane. W przypadku drugiej zasady administrator danych osobowych powinien rozpatrzyć, czy przetwarzanie danych jest wykonywane w oparciu o analizę interesów zarówno administratora jak i osoby fizycznej czyli w naszym wypadku ucznia. Szkoła powinna przeanalizować w jakim stopniu przetwarzanie danych ucznia odnosi się do zapewnienia mu prywatności.
Według stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych szkoła nie ma prawa żądać uzasadnienia nieobecności dziecka w szkole. Nie ma prawa również żądać ujawnienia jego danych medycznych, czyli choroby czy stanu zdrowia. Są to dane nadmiarowe, a interes dziecka jako prawo do prywatności znajduje się wyżej niż prawo administratora, czyli szkoły do realizacji swojego celu. UODO wskazuje, że w przepisach nie jest nigdzie określone, że rodzice są zobowiązani do podania uzasadnienia. Mają jednak możliwość samodzielnego podjęcia decyzji o tym czy zechcą podać uzasadnienie, czy też nie. Nauczyciel dostrzegając długotrwałe nieobecności ucznia, mimo iż są usprawiedliwione powinien omówić tą sytuację z rodzicami ucznia bądź w przypadku pełnoletności danej osoby z samym zainteresowanym. W sytuacji dalszych długich nieobecności ucznia nauczyciel może poinformować o swoich wątpliwościach sąd rodzinny.
W dzisiejszych czasach istnieje wiele wątpliwości związanych z ochroną danych osobowych czy to dorosłych czy dzieci. Należy podkreślić, że specjaliści działu ODO GRUPY ELKA świadczą kompleksowy zakres usług związanych z ochroną danych osobowych, w tym outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych.