W nowoczesnym świecie biznesu zarządzanie zasobami stanowi fundament efektywnego funkcjonowania i bezpieczeństwa każdej organizacji. Jednym z kluczowych procesów jest inwentaryzacja zasobów, która jest formalnym obowiązkiem każdej organizacji. Polega ona na sporządzeniu wykazu wszystkich dostępnych zasobów w organizacji. Zamiast ręcznych rejestrów warto wdrożyć rozwiązania informatyczne, które umożliwiają skuteczne zarządzanie inwentaryzacją i zasobami.
GRUPA ELKA, kierowana własnymi potrzebami, stworzyła serwis Zasoby Online, który w jasny i przejrzysty sposób pozwala na zarządzanie zasobami. System odpowiada na kluczowe pytania dotyczące zasobów firmy, takie jak:
- Jakie zasoby posiada firma (np. narzędzia, flota, oprogramowanie, urządzenia, sprzęt informatyczny i telekomunikacyjny)?
- Gdzie znajdują się te zasoby?
- Kto jest odpowiedzialny za stan poszczególnych zasobów?
- Kiedy upływa termin gwarancji?
Zarządzanie zasobami, czyli znajomość stanu zasobów od momentu zakupu do wycofania z użycia, ma kluczowe znaczenie dla obniżania kosztów działania i podnoszenia produktywności. System do zarządzania zasobami ułatwia zarządzanie licencjami i gwarancjami, umożliwia raportowanie oraz zapewnia stały dostęp do aktualnych informacji, co pozwala na lepsze planowanie, budżetowanie i raportowanie.
Zarządzanie zasobami to nie tylko śledzenie produktów i działań. Ważne jest, aby zarządzać zasobami przez cały okres ich eksploatacji i mieć pewność, że nie popadają w zapomnienie, tracąc swoje właściwości lub ulegając zniszczeniu. Normalizowanie, wykrywanie i odzyskiwanie zasobów informatycznych pozwala uniknąć strat finansowych wynikających z braku kontroli nad sprzętem i oprogramowaniem. Zarządzanie zasobami ma także kluczowy wpływ na bezpieczeństwo, zgodnie z normami i standardami zarządzania bezpieczeństwem.
Kilka przykładów związanych z bezpieczeństwem:
- Podatność techniczna: Bez inwentaryzacji systemów nie wiemy, czy są aktualne. Nieaktualne systemy stwarzają podatność, którą może wykorzystać intruz.
- Kontrola dostępu: Bez inwentaryzacji nie wiemy, kto ma dostęp do zasobów i czy jest on uzasadniony. Może się okazać, że uprawnienia są zbyt wysokie lub należy je odebrać.
- Monitorowanie: Bez znajomości stanu zasobów nie wiemy, co i w jakiej ilości monitorować. Brak monitoringu uniemożliwia wychwycenie anomalii i incydentów.
- Ciągłość działania: Niekompletna inwentaryzacja może spowodować brak informacji o gwarancjach czy wsparciu technicznym. Nie będziemy wiedzieć, czy mamy kopie bezpieczeństwa i odpowiednie procedury.
- Prawo licencyjne: Bez inwentaryzacji nie zapanujemy nad wykorzystaniem licencji. Nie wiedząc, ile jakich produktów używają pracownicy, możemy naruszyć prawo.
- Shadow IT: Bez inwentaryzacji nie mamy kontroli nad niezatwierdzonym przez organizację sprzętem czy oprogramowaniem.
Stosowanie rozwiązania Serwis Zasoby Online pozwala maksymalnie wykorzystać możliwości sprzętu i oprogramowania. Posiadanie zinwentaryzowanych zasobów jest konieczne przy wdrażaniu dobrych praktyk i norm z zakresu bezpieczeństwa, a także stanowi fundament dokumentacji ochrony danych osobowych i cyberbezpieczeństwa.
Zgodnie z obecnymi standardami wiedza o posiadanych zasobach jest nieodłącznym elementem każdej infrastruktury czy projektu IT. Usługa Serwis Zasoby Online jest skierowana zarówno do klientów posiadających rozbudowaną infrastrukturę IT, jak i do tych, którzy dopiero rozpoczynają proces transformacji cyfrowej.
Zapraszamy do zapoznania się z ofertą serwisu zasoby-online.eu.