Zgłoszenia zewnętrzne

Już 25 grudnia 2024 roku wchodzą w życie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów.

Kogo obejmą te zmiany? Jakie kroki należy podjąć, aby spełnić wymogi nowego prawa? Szczegółowe informacje znajdziesz poniżej.

Kim jest sygnalista i jakie zyskuje prawa?

Od 25 września 2024 r. sygnalista, czyli osoba zgłaszająca nieprawidłowości w związku z pracą, podlega szczególnej ochronie. Ochrona dotyczy działań odwetowych, takich jak:

odmowa awansu,
pozbawienie nagród lub podwyżek,
zwolnienie z pracy.

Ochrona przysługuje niezależnie od formy zatrudnienia, a także osobom wspierającym sygnalistę lub z nim związanym. Co ważne, tożsamość zgłaszającego musi pozostać poufna. Organizacje same decydują, czy będą przyjmować zgłoszenia anonimowe.

Status sygnalisty nabywa się w momencie dokonania zgłoszenia.

Ustawa o ochronie sygnalistów – co warto wiedzieć?

Nowe przepisy wdrażane są etapami:

Od 25 września 2024 r. obowiązuje ochrona zgłaszających.
Od 25 grudnia 2024 r. w życie wchodzą przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
Pełne wdrożenie ustawy nastąpi 1 stycznia 2025 r., kiedy zaczną obowiązywać procedury zgłaszania wewnętrznego.

Obowiązki firm i instytucji

Każda organizacja zatrudniająca co najmniej 50 osób (niezależnie od formy umowy) ma obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz stworzenia kanałów komunikacji.

Wyjątki obejmują:

sektor finansowy, który zawsze musi wdrożyć kanały zgłoszeń,
jednostki przeciwdziałające praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, ochronie środowiska czy transportu,
małe jednostki organizacyjne gminy i powiaty liczące poniżej 10 tys. mieszkańców.

Jak wygląda proces zgłoszenia nieprawidłowości?

Zgłoszenia wewnętrzne

Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – do 7 dni (z wyjątkiem zgłoszeń anonimowych).
Działania następcze – pracodawca ocenia zasadność zgłoszenia i podejmuje odpowiednie kroki.
Informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy sygnalista powinien otrzymać informacje o podjętych działaniach.

Zgłoszenia te kieruje się do organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich. Organy mają obowiązek sporządzać roczne raporty statystyczne, uwzględniając m.in. wysokość szkód majątkowych i odzyskane środki.

Ujawnienie publiczne

Sygnalista może ujawnić nieprawidłowości w mediach lub serwisach społecznościowych, ale Ministerstwo Pracy zaleca, aby była to ostateczność. Najpierw powinno się skorzystać z procedur zgłoszeń wewnętrznych lub zewnętrznych.

Obszary objęte zgłoszeniami

Zgłoszenia mogą dotyczyć m.in.:

korupcji,
bezpieczeństwa produktów, transportu czy środowiska,
ochrony danych osobowych,
naruszeń w obszarze zamówień publicznych czy finansów Skarbu Państwa.

Sygnalista Online – kompleksowe rozwiązanie dla organizacji

Platforma Sygnalista Online wspiera firmy i instytucje w spełnianiu wymogów ustawy. Kluczowe cechy systemu:

Poufność – dane sygnalistów są szyfrowane, a dostęp do nich wymaga hasła i klucza.
Raportowanie – automatyczne generowanie raportów zgodnych z przepisami.
Intuicyjność – prosty w obsłudze system obsługi zgłoszeń.

Platforma umożliwia zarówno zgłoszenia wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Zachowuje pełną zgodność z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego 2019/1937 oraz RODO.

Kroki, które należy podjąć

Stwórz kanały komunikacji do przyjmowania zgłoszeń.
Przygotuj procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych.
Zapewnij sygnalistom ochronę i poufność danych.
Wdroż narzędzie do zarządzania zgłoszeniami, takie jak Sygnalista Online.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@sygnalista-online.eu. Z przyjemnością pomożemy w dostosowaniu organizacji do nowych przepisów!