Już 25 grudnia 2024 roku wchodzą w życie przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów.
Kogo obejmą te zmiany? Jakie kroki należy podjąć, aby spełnić wymogi nowego prawa? Szczegółowe informacje znajdziesz poniżej.
Kim jest sygnalista i jakie zyskuje prawa?
Od 25 września 2024 r. sygnalista, czyli osoba zgłaszająca nieprawidłowości w związku z pracą, podlega szczególnej ochronie. Ochrona dotyczy działań odwetowych, takich jak:
- odmowa awansu,
- pozbawienie nagród lub podwyżek,
- zwolnienie z pracy.
Ochrona przysługuje niezależnie od formy zatrudnienia, a także osobom wspierającym sygnalistę lub z nim związanym. Co ważne, tożsamość zgłaszającego musi pozostać poufna. Organizacje same decydują, czy będą przyjmować zgłoszenia anonimowe.
Status sygnalisty nabywa się w momencie dokonania zgłoszenia.
Ustawa o ochronie sygnalistów – co warto wiedzieć?
Nowe przepisy wdrażane są etapami:
- Od 25 września 2024 r. obowiązuje ochrona zgłaszających.
- Od 25 grudnia 2024 r. w życie wchodzą przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych.
- Pełne wdrożenie ustawy nastąpi 1 stycznia 2025 r., kiedy zaczną obowiązywać procedury zgłaszania wewnętrznego.
Obowiązki firm i instytucji
Każda organizacja zatrudniająca co najmniej 50 osób (niezależnie od formy umowy) ma obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz stworzenia kanałów komunikacji.
Wyjątki obejmują:
- sektor finansowy, który zawsze musi wdrożyć kanały zgłoszeń,
- jednostki przeciwdziałające praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, ochronie środowiska czy transportu,
- małe jednostki organizacyjne gminy i powiaty liczące poniżej 10 tys. mieszkańców.
Jak wygląda proces zgłoszenia nieprawidłowości?
Zgłoszenia wewnętrzne
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – do 7 dni (z wyjątkiem zgłoszeń anonimowych).
- Działania następcze – pracodawca ocenia zasadność zgłoszenia i podejmuje odpowiednie kroki.
- Informacja zwrotna – w ciągu 3 miesięcy sygnalista powinien otrzymać informacje o podjętych działaniach.
Zgłoszenia zewnętrzne
Zgłoszenia te kieruje się do organów publicznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich. Organy mają obowiązek sporządzać roczne raporty statystyczne, uwzględniając m.in. wysokość szkód majątkowych i odzyskane środki.
Ujawnienie publiczne
Sygnalista może ujawnić nieprawidłowości w mediach lub serwisach społecznościowych, ale Ministerstwo Pracy zaleca, aby była to ostateczność. Najpierw powinno się skorzystać z procedur zgłoszeń wewnętrznych lub zewnętrznych.
Obszary objęte zgłoszeniami
Zgłoszenia mogą dotyczyć m.in.:
- korupcji,
- bezpieczeństwa produktów, transportu czy środowiska,
- ochrony danych osobowych,
- naruszeń w obszarze zamówień publicznych czy finansów Skarbu Państwa.
Sygnalista Online – kompleksowe rozwiązanie dla organizacji
Platforma Sygnalista Online wspiera firmy i instytucje w spełnianiu wymogów ustawy. Kluczowe cechy systemu:
- Poufność – dane sygnalistów są szyfrowane, a dostęp do nich wymaga hasła i klucza.
- Raportowanie – automatyczne generowanie raportów zgodnych z przepisami.
- Intuicyjność – prosty w obsłudze system obsługi zgłoszeń.
Platforma umożliwia zarówno zgłoszenia wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Zachowuje pełną zgodność z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego 2019/1937 oraz RODO.
Kroki, które należy podjąć
- Stwórz kanały komunikacji do przyjmowania zgłoszeń.
- Przygotuj procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych.
- Zapewnij sygnalistom ochronę i poufność danych.
- Wdroż narzędzie do zarządzania zgłoszeniami, takie jak Sygnalista Online.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami pod adresem kontakt@sygnalista-online.eu. Z przyjemnością pomożemy w dostosowaniu organizacji do nowych przepisów!
