Kategoria: O RODO

Wyznaczony Inspektor ochrony danych zgodnie z art. art. 39 ust. 1 ma następujące zadania m.in.: informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy niniejszego rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie. Monitorowanie przestrzegania rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty.

Można więc przyjąć, że aktywność inspektora ochrony danych w tym zakresie nie powinna mieć charakteru jednorazowego, a charakter ciągły i długofalowy, aby to osiągnąć nieodzowne wydają się audyty – pierwszy wstępny oraz cykliczne, które powinny być przeprowadzane raz w roku lub częściej, jeżeli pojawią się znaczące zmiany w firmie mające wpływ na ochronę danych osobowych.

W zależności od branż każdy IOD ma opracowane własne wzory audytów, które są dla niego najlepiej dopasowane, i w które nie ingerujemy. Program RODO-ONLINE.EU wychodząc naprzeciw, daje możliwość korzystania z kategorii SPRAWDZENIA/PLANY, gdzie możemy zaplanować audyty i ich zakres, dodać załączniki i uwagi. Natomiast SPRAWDZENIA/SPRAWOZDANIA wybieramy po przeprowadzonym audycie, opisujemy czy był doraźny czy zlecony, jakiego okresu dotyczył, jaki miał zakres, jaki jest stan faktyczny, jakie są zalecenia, jakie są uwagi, bardzo pomocne jest dodanie załącznika, gdzie możemy załączyć swój przeprowadzony audyt papierowy/elektroniczny w formie np. skanu, zdjęcia, pliku PDF. Wtedy mamy je zawsze „pod ręką” i możemy planować dalsze działania / sprawdzenia np. zaznaczając odpowiednie adnotacje w kalendarzu wbudowanym w program. Wypróbuj wersje darmową i sprawdź jak działa system więcej na https://rodo-online.eu/ .

Pamiętać należy, że Administrator (ADO) zobowiązany jest zachować wszelkie środki ostrożności w celu ochrony danych osobowych swoich klientów/petentów. Największą wartością bowiem jest zaufanie. Sprawą pierwszoplanową dla wszystkich Pracowników jest ochrona informacji dotycząca klientów/petentów. Każdy pracownik powinien zabezpieczyć, zgodnie ze ścisłymi zasadami bezpieczeństwa i poufności, każdą informację jaka dotyczy klientów. 

Rozmowa może zostać prowadzona wyłącznie z klientem lub osobą upoważnioną i powinna być prowadzona najlepiej z nagrywanych linii telefonicznych (czynność ujęta w RCP / przekazana klauzula informacyjna). Wskazane jest udokumentowanie w systemie prowadzenia rozmowy i jej efektu (notatka z rozmowy, uzupełnianie / aktualizacja danych / zmiana zamówienia itp.), aby zapewnić w przyszłości skuteczność procesu na wypadek kwestionowania sposobu podejmowanych działań.

Na początku prowadzenia rozmowy telefonicznej z klientem należy przedstawić firmę potem siebie (stanowisko oraz imię i nazwisko). Podczas rozmów dbamy o profesjonalizm. Konieczność dokonywania weryfikacji osoby, która do nas dzwoni, wynika z obowiązku ochrony danych osobowych. Weryfikacja jest dokonywana w celu zmniejszenia ryzyka ujawnienia tajemnicy danych osobowych osobom nieupoważnionym. 

Przed identyfikacją i weryfikacją NIGDY nie udzielajmy żadnych informacji objętych ochroną danych osobowych. Przeprowadzamy weryfikację klienta, zadając minimum 2 pytania (np. imię i nazwisko, nr faktury, nr klienta, czego dotyczyło zamówienie, data urodzenia, pesel, adres, nr. reklamacji). Warto dodać, że na każde pytanie musimy uzyskać poprawną odpowiedź. Jeżeli rozmówca podaje prawidłowe dane, ale podejrzewamy, że może pod klienta podszywać się osoba trzecia,  musimy zadać co najmniej jedno pytanie dodatkowe (numer telefonu, adres e-mail, adres do korespondencji).

Jeśli – połączenia przychodzące (zadajemy minimum dwa pytania) np. o: nr faktury; adres zamieszkania/zameldowania; imię, nazwisko; nr klienta w systemie, nr zamówienia; PESEL, data urodzenia (jeżeli prędzej były pozyskane).

Jeśli – połączenia wychodzące: dzwonimy na nr telefonu, z którego już kontaktowaliśmy się z klientem, pytamy o: imię i nazwisko; jeśli mamy wątpliwości czy rozmawiamy z właściwą osobą, zadajmy dodatkowe pytania weryfikacyjne. Jeżeli dzwonimy na nr telefonu, który został dopiero co pozyskany, można zapytać o: imię i nazwisko, nr klienta w systemie, nr faktury / nr zamówienia, adres dostawy, telefon / mail, nr reklamacji, ostatnie ustalenia.

Dla wszystkich rozmów przychodzących i wychodzących istnieje obowiązek weryfikacji tożsamości za pomocą pytań dotyczących danych demograficznych (np.: pesel, imię i nazwisko, adres zamieszkania/dostawy, etc.). Na każde zadane pytanie pracownik Administratora powinien uzyskać odpowiedź jednoznaczną, nie budzącą żadnych wątpliwości oraz zgodną z danymi zawartymi w systemie lub dokumentacji. Pamiętać należy, że NIGDY nie potwierdzamy odpowiedzi klienta. Pytania zadawane przez osobę kontaktującą się powinny mieć formę zamkniętą. Pracownik nie może okazać rozmówcy, czy udzielona odpowiedź jest poprawna czy błędna. Nie można również zadawać pytań weryfikujących; na które pracownik nie potrafi odnaleźć odpowiedzi w systemie lub na które w systemie odpowiedź w ogóle nie widnieje.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, co do tożsamości, pracownik Administratora odmawia udzielenia informacji przez telefon i prosi o przesłanie prośby w formie pisemnej do siedziby, bądź kontaktu osobistego w siedzibie.

W przypadku wizyty klienta w siedzibie Administratora, upoważniony pracownik potwierdza tożsamość klienta poprzez wgląd w dokument potwierdzający tożsamość.
W przypadku, gdy klient nie chce odpowiedzieć na pytania weryfikujące,  pracownik powinien poprosić o skierowanie pisma w danej sprawie oraz wizyta powinna zostać zakończona. Pamiętajmy, że zanim podejmiemy merytoryczną rozmowę musimy mieć pewność, że rozmawiamy z osobą do tego  uprawnioną.

Myślę, że osoba szkoląca Państwa pracowników z zakresu RODO, na pewno takie tematy poruszy (ponieważ na szkoleniach pracownicy obsługi klienta często zadają pytania dotyczące weryfikacji osoby dzwoniącej, czy piszącej maila). Procedura dot. weryfikacji tożsamości, która jestodpowiednio dopasowana do Państwa struktury, daje możliwość aby pracownik zawsze mógł do niej wrócić, mieć ją „pod ręką” i się z niej szkolić (procedura jest również bardzo ważna w nadchodzącym okresie letnich praktyk i staży; często nowe osoby mają bezpośrednio lub pośrednio kontakt z klientem i muszą podołać poufności danych osobowych i weryfikacji osób dzwoniących).

Zgodnie z art. 4 RODO oprócz administratora również podmiot przetwarzający (procesor) musi rejestrować czynności przetwarzania danych osobowych,  podmiot przetwarzający oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Do procesorów można zaliczyć głównie firmy związane z outsourcingiem usług (np. księgowość, kadry, serwisy IT, archiwizacja). 

Art. 30 ust 2 RODO stanowi, że podmiot przetwarzający oraz – gdy ma to zastosowanie – przedstawiciel podmiotu przetwarzającego prowadzą rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora. W systemie RODO-ONLINE.EU znajdą Państwo obligatoryjne i dodatkowe elementy potrzebne do pełnej funkcjonalności takiego rejestru zgodnie z powyższym artykułem RODO – zakładka „Rejestr kategorii”. Rejestr ten nie jest udostępniany publicznie, ale stanowi cenne źródło merytorycznego wywiązywania się przez podmiot przetwarzający z realizacji odpowiedzialnego przetwarzania danych osobowych.

Obowiązki, o których mowa powyżej, nie mają zastosowania do przedsiębiorcy lub podmiotu zatrudniającego mniej niż 250 osób, chyba że przetwarzanie, którego dokonują, może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, nie ma charakteru sporadycznego lub obejmuje szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1, lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, o czym mowa w art. 10 RODO.

RKCP jest podstawową dokumentacją podmiotu przetwarzającego ukazującą przetwarzanie danych osobowych w imieniu innego podmiotu, odnosi się do kategorii (rodzaju usługi), a nie do samej czynności. Rejestr taki powinien odzwierciedlać realizowanie zawieranych umów powierzenia z Administratorem/ami.

W dniu dzisiejszym 25.05.2020 r. mija dwa lata obowiązywania w Polsce Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (tzw. RODO). Chciałbym dziś przedstawić ilość i wielkość kar nałożonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Artykuł 83 RODO wskazuje ogólne warunki nakładania kar pieniężnych, nałożenie każdej kary łączy się z wydaniem decyzji administracyjnej wraz z uzasadnieniem. Pragnę przypomnieć o trzech przedziałach kar pieniężnych, które wyróżnia RODO:

• Kary do 10 mln. EUR a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 2 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego – za naruszenia w zakresie: rejestrowania czynności przetwarzania, współadministrowania, współpracy z UODO oraz z podmiotem przetwarzającym, upoważniania, wdrożenia zabezpieczeń, zgłaszania naruszeń, oceny skutków, pracy IOD
• Kary do 20 mln. EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego za naruszenia w zakresie: legalności przetwarzania, warunków zgód, celowości, adekwatności, czasowości, obowiązku informacyjnego, praw osób, niezgodnego z prawem przetwarzania oraz ochrony przed utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem danych
• Kary do 100.000 PLN dla podmiotów publicznych

Kary dot. przestrzegania RODO nałożone w Polsce (stan na dzień 01.05.2020):

• Bisnode Polska sp. z o.o. – 943 470 PLN – naruszenie: art. 14 ust. 1 – 3
• Dolnośląski Związek Piłki Nożnej – 55 750,50 PLN – naruszenie: 5 ust. 1 lit. f /  32 ust. 1 lit. b / 32 ust. 2
• Morele.net sp. z o.o. – 2 830 410 PLN – naruszenie: 5 ust. 1 lit. a / 5 ust. 1 lit. f / 5 ust. 2 / 6 ust. 1 / 7 ust. 1 / 24 ust. 1 / 25 ust. 1 / 32 ust. 1 lit. b / 32 ust. 1 lit. d / 32 ust. 2
• Burmistrz Aleksandrowa Kujawskiego – 40 000 PLN – naruszenie: 5 ust. 1 lit. a / 5 ust. 1 lit. f / 5 ust. 1 lit. e / 5 ust. 2 / 24 ust. 1 oraz 2 / 28 ust. 3 / 30 ust. 1 lit. d oraz f / 32 ust. 1 lit. b / 32 ust. 1 lit. c
• ClickQuickNow sp. z o.o. – 201 559,50 PLN – naruszenie: 5 ust 1 lit. a w zw. z art. 5 ust. 2 / 7 ust. 3 / 12 ust. 2 / 17 ust. 1 lit. b / 24 ust. 1 / art. 6 ust. 1
• Szkoła Podstawowa nr 2 w Gdańsku – 20 000,00 PLN – naruszenie: 5 ust. 1 lit. c / art. 9 ust. 1
• Vis Consulting Sp. z o.o. – 20 000,00 PLN – naruszenie: 31 RODO / art. 58 ust. 1 lit. e oraz f

Klienci dzwoniąc lub pisząc często zadają pytania dotyczące incydentu/naruszenia danych osobowych, który się u nich zdarzył. Bywa i tak, że nie wiedzą co robić i jak sobie poradzić z zastaną sytuacją. Często pośpiech lub błąd ludzki powoduje to, że może dojść do np. spakowania ważnej dokumentacji zawierającej dane osobowe i wysłania jej za potwierdzeniem odbioru ale… nie do tego klienta/petenta, do którego miała być adresowana. Co wtedy zrobić, gdy złamiemy zasadę poufności danych? Pomocne okazuje się narzędzie zawarte w systemie RODO-ONLINE.EU (zakładka „Incydenty”). 

Zgodnie z art. 4 pkt 12 RODO naruszenie bezpieczeństwa prowadzi do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Najczęściej w swojej pracy spotykamy się z naruszeniem poufności. Możemy w dowolnym momencie wprowadzić incydent/naruszenie zgodnie z zastaną sytuacją do RODO-ONLINE.EU. Może go wprowadzić każda osoba mająca uprawniania do systemu: konto IOD, konto ADO lub konto dostępowe (np. pracownik). 

Wprowadzenie nowego incydentu/naruszenia do systemu RODO-ONLINE.EU jest bardzo proste. Jeżeli ryzyko jest wysokie, można również odznaczyć czy zawiadomiono i kiedy organ nadzorczy (prezesa UODO), osobę której dane dotyczą lub administratora danych powierzonych. 

Możemy również dodać notatki i załączniki związane z naruszeniem/incydentem. Jeżeli wszystko się dobrze zakończy (np. zwrócono nam korespondencję, która była źle nadana) można zmienić status na „zakończony”, w przeciwnym razie mamy ukazane nasze działania, gdy status jest „w toku”. Administrator danych, zgodnie z art. 33 ust. 5 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych powinien dokumentować wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych. Trzeba zatem prowadzić rejestr naruszeń. Ważne, aby organ nadzorczy mógł zweryfikować, czy administrator danych realizuje ten obowiązek. W celu rozliczalności każdy korzystający z RODO-ONLINE.EU może mieć go pod ręką i wracać do niego w razie potrzeby. Jest to nieodzowne narzędzie, które przydaje się w pracy przy ochronie danych osobowych. Wiadomo nie od dziś, że kto nie pracuje ten nie popełnia błędów, zatem zawsze może się zdarzyć coś incydentalnego na co niestety nie mamy wpływu prowadząc firmy, mając nawet najlepiej przeszkoloną załogę i wprowadzone regulaminy oraz zabezpieczenia, ten rejestr incydentów/naruszeń może okazać się bardzo pomocny w skomplikowanej dla nas sytuacji.